Cách chọn diễn giả phù hợp cho cuộc họp của bạn

Bạn đã đảm bảo điểm đến và hoàn thành các cuộc đàm phán với cơ sở lưu trữ, bây giờ là lúc tập trung vào nội dung của cuộc họp và làm thế nào bạn sẽ vượt quá mong đợi của những người tham dự. Cũng như nhiều cuộc họp, việc lựa chọn diễn giả chính phù hợp để nâng cao và khen ngợi chương trình của bạn thường là một trong những thử thách khó khăn nhất. Dưới đây là một số mẹo để thuê diễn giả tiếp theo của bạn và đảm bảo bạn tìm thấy người phù hợp với nhóm của mình.

Xem thêm:

• Hệ thống âm thanh phòng họp
• Hướng dẫn thiết kế hệ thống loa âm trần
• Top 7 mixer kỹ thuật số tốt nhất

Xem và nghe các diễn giả trước khi chọn

Khi xem trực tiếp một diễn giả, bạn có thể biết họ được đám đông đón nhận như thế nào cũng như cách họ tương tác với khán giả. Họ có thể đọc phản ứng của đám đông và nhanh chóng thích ứng với phản hồi mà họ nhận được không? 

Một loa chính phải hoàn toàn có thể cung cấp cho bạn video về các phiên đã qua và đảm bảo rằng bạn đã xem toàn bộ phân đoạn để có thể xác định xem họ có thu hút được sự quan tâm của khán giả trong suốt thời gian không.

Tìm kiếm nhiều phương án diễn giả khác nhau để nghiên cứu và chuẩn bị kỹ lưỡng

Đối với uộc họp của mình, bạn muốn có một bài thuyết trình phù hợp để thu hút khán giả cụ thể tham dự sự kiện của bạn, điều đó có nghĩa là người nói sẽ cần phải dành thời gian tạo bài phát biểu từ đầu hoặc định vị lại bài phát biểu hiện có với khán giả của bạn. 

Đánh giá sự hiểu biết của người nói về các chủ đề, ngành và khán giả của bạn. Đảm bảo viết nó bằng văn bản trong hợp đồng của bạn với người nói rằng họ biết và hiểu bạn yêu cầu thông tin đầu vào và cập nhật tiến độ trong suốt quá trình.

Hỏi xem diễn giả đã từng làm việc với các tổ chức khác như của bạn chưa

Bạn muốn thuê một diễn giả biết khán giả của bạn và đã trình bày với họ hoặc điều gì đó tương tự như họ trước đây. Và điều này tăng gấp đôi đối với các bài thuyết trình hoặc bài phát biểu liên quan đến một chủ đề cụ thể hoặc thông tin kỹ thuật. Trong những trường hợp đó, mọi người tham dự vì họ muốn được một chuyên gia cung cấp thông tin và việc có một người nói chung nói chuyện có thể khiến họ cảm thấy khó chịu. 

Đây là một điểm tuyệt vời cần ghi nhớ, bởi vì ngay cả một diễn giả miễn phí cũng có thể khiến bạn mất hàng nghìn đô la khi những người tham dự của bạn bắt đầu sớm và từ chối đăng ký tham gia sự kiện năm sau vì diễn giả của năm nay là một kẻ ngu ngốc.

Các diễn giả quảng bá sự kiện được xem xét đặc biệt

Luôn khó để tiếp thị một sự kiện và quảng bá sự kiện, đặc biệt nếu đó là sự kiện mới hoặc sự kiện diễn ra một lần không có thành tích hoặc không có khán giả trước đó. Đây là lý do tại sao bạn tìm kiếm mọi cách tiếp thị tiềm năng có thể, bao gồm các mối quan hệ với các tổ chức chuyên nghiệp, hiệp hội và bất kỳ ai khác có tư cách thành viên hoặc danh sách gửi thư tiếp cận thị trường mục tiêu của bạn. 

Nhưng đừng bỏ qua việc người thuyết trình cũng quảng cáo và tiếp thị sự kiện vào danh sách tiếp thị của họ. Bạn có thể và nên thương lượng điều này trong hợp đồng của họ, và bạn cũng có thể tạo động lực để tiếp thị sự kiện trực tiếp cho những người theo dõi của họ bằng cách cắt giảm bất kỳ đăng ký nào đến từ trang web hoặc danh sách của họ (bằng một số loại chương trình liên kết / theo dõi).

Ưu tiên những diễn giả phù hợp

Khi lần đầu tiên trò chuyện và sàng lọc một diễn giả tiềm năng của sự kiện, hãy chú ý xem họ đặt bao nhiêu câu hỏi và mức độ quan tâm của họ đến sứ mệnh và khán giả của bạn. Nếu bạn có một diễn giả tiềm năng tương tác với bạn ngay từ đầu, bạn đã tìm thấy một người ít nhất nên lọt vào giai đoạn tiếp theo của quá trình lựa chọn chỉ vì họ đủ quan tâm để hỏi những câu hỏi hóc búa và đang thể hiện sự nỗ lực và siêng năng mà họ sẽ làm. phát huy vai trò của diễn giả chính cho sự kiện của bạn.

Cẩn thận với những người nói đang tìm cách kiếm thêm tiền từ việc bán sản phẩm của họ

Ngày nay, ngân sách sự kiện cũng giống như bất kỳ ngân sách nào khác ở chỗ bạn thường bị buộc phải làm nhiều hơn với ít hơn. Và sau khi chi tiền cho đồ ăn, địa điểm, trang trí, phương tiện đi lại, v.v., bạn thường không còn nhiều tiền. Đây là lý do tại sao thường rất hấp dẫn để tiết kiệm tiền cho một diễn giả bằng cách chọn một người nghiệp dư và sẽ thuyết trình để giới thiệu hoặc một người sẽ kiếm lại tiền bằng cách quảng cáo sách, video và các sản phẩm khác của chính họ. 

Cả hai đều có những lưu ý riêng. Những người nghiệp dư có thể sẽ không được trau chuốt bằng và có thể không thể đọc được khán giả nếu bài thuyết trình của họ bắt đầu gây chú ý với khán giả. Chuyên gia đang quảng bá sách hoặc hội thảo mới của họ có thể quá chú trọng vào việc bán hàng mà không đủ giáo dục và truyền cảm hứng, điều này có thể khiến khán giả tức giận, đặc biệt nếu họ đã trả phí đăng ký cho sự kiện. Nó không bao giờ nên nói về người nói… nó phải luôn luôn là về những người tham dự.

Hiểu rủi ro của diễn giả cấu hình cao, giá cao

Những diễn giả nổi tiếng hoặc truyền động lực được trả giá cao chắc chắn có thể thu hút được nhiều lợi nhuận và nếu bạn có đủ ngân sách cho họ thì thật khó để từ chối kiểu hấp dẫn có thể bán hết sự kiện của bạn. Vì vậy, mặc dù họ có thể thu hút rất nhiều người qua cửa, một người nổi tiếng hoặc một diễn giả có động lực cao vẫn có thể đẻ trứng khi nói đến nội dung họ cung cấp (nếu nội dung đó không liên quan đến khán giả) hoặc của họ